Hogyan válik valaki a szervezetfejlesztés és a vállalati termelékenység specialistájává? Milyen problémákkal kapcsán kérnek leggyakrabban szakértői segítséget a vállalatok? Mik az okai a számos magyar cégre jellemző szervezetlenségnek? Polló Lászlóval, a Lilium Konzultáns Kft. vezető tanácsadójával, az Effectsys vállalatszervezési módszer kifejlesztőjével beszélgettünk.
Polló László 1976-ban erősáramú villamosmérnökként végzett az egyetemen, és az elmúlt négy évtizedben a munka világának számos területén hatalmas tudást és tapasztalatot halmozott fel. Dolgozott nagy- és középvállalatoknál mérnökként, vezetőként, később programozóként, rendszertervezőként, ezt követően felépítette saját notebookok gyártásával foglalkozó középvállalkozását. 2003 óta tanácsadással foglalkozik.
– Hogyan került kapcsolatba a vezetéssel, a szervezetfejlesztéssel?
– Amikor egyetemre jártam, édesapám vezetői állásokban dolgozott, az ő hatására kezdtem vezetéselmélettel foglalkozni. Először apám vezetőket segítő könyveit olvastam, később magam is könyvtárnyi szakirodalmat gyűjtöttem össze a vezetés, a szervezés, a közgazdaságtan, a szociológia, a szociálpszichológia és a munka témaköreiben. A pályám során részt vettem néhány tovább képzésen, de később inkább autodidaktává váltam, mert rájöttem, hogy így gyorsabban és hatékonyabban tudok tanulni.
– Tanácsadóként több, mint 150 cégnek nyújtott már segítséget. Miben rejlik az eredményességének a titka?
– Odafigyelek az ügyfelekre, eredmény centrikusan dolgozom, és folyamatosan továbbképzem magam. Heti 10-15 órát tanulással töltök, ezenfelül integrálom az ügyfeleknél szerzett tapasztalatokat is, hiszen a munkám során számos jó és rossz gyakorlatot látok. Talán nem túlzás azt állítani, hogy minden munkából a tanácsadó tanul a legtöbbet.
– Milyen módszerekkel dolgozik?
– A cégek vizsgálatát a vezetőkkel kezdem. Egy hosszabb beszélgetés során felmérem, hogy az adott cég vezetője megfelel-e. Ha igen, akkor megvizsgálom a hierarchiában alatta lévő vezetőket, majd a középvezetői sort. Korábban teszteket is használtam, de a tapasztalataim azt mutatták, hogy egy másfél órás beszélgetéssel többet tudhatok meg az adott emberről.
Az Effectsys módszertant azért dolgoztam ki, hogy a vállalatok számára segítséget tudjak nyújtani a termelékenységük, nyereségességük és a hatékonyságuk növelésében. Amikor egy nagyobb céggel dolgozom, olyan teameket alakítok, amik egy-egy adott területen a szervezetfejlesztés különböző aspektusait végzik el. Az egyik a szervezeti felépítéssel, a másik a folyamatok áttekintésével, a harmadik a HR folyamatok, belső oktatás, képzés, a motivációs rendszer, teljesítménybérezés vizsgálatával, a negyedik a kontrolling adatokkal, tervezéssel, éves tervvel, annak havi kontrolljával foglalkozik. A teamek segítségével el tudjuk végezni ezt a munkát, aminek az az előnye, hogy ha én elmegyek, akkor a teamek akkor is tovább működhetnek. Így nincs szükség arra, hogy folyamatosan tanácsadó járjon a céghez, saját maguk is képesek a fejlődésre.
– A kisebb cégek milyen problémákkal keresik fel Önt?
– A mikrovállalkozások általában olyan problémákkal keresnek meg, hogy túl magas az alkalmazotti létszám, nem tudnak elég bért fizetni, nincs nyereség, és nagyon magas a rezsiköltség. Ezek a termelékenységet érintő kérdések. Nemrég egy 9 fős mikrovállalkozás kért fel, akik egy lengyel gyártmányú, nagyon jó minőségű termékkel léptek piacra, árban versenyképesek, ennek ellenére méltatlanul csekély a magyarországi piaci részesedésük. Én úgy gondolom, ilyenkor sok száz kis apró cselekedetet kell elvégezni, ha azokat mind végigcsináljuk, annak meglesz az eredménye. Ebben a cégben többek között szükség volt az értékesítők érdekeltségi rendszerének módosítására, CRM rendszer bevezetésére és integrálására a jelenlegi vállalatirányítási rendszerrel, új emberek felvételére, a meglévő struktúra átváltoztatására. Az intézkedések célja, hogy 2,5-3 éven belül megháromszorozzuk a cég piaci részesedését az országban, úgy, hogy a jelenlegi nyereségességi szint megtartása mellett a nyereségesség is megháromszorozódjon.
Egy másik, ötfős cég esetében is sikerült fellendíteni a forgalmat azzal, hogy a láthatóvá tettük az dolgozók egyéni teljesítményét, módosítottuk az érdekeltségi rendszert és a használt szoftvert.
– Mik az okai a magyar cégekre jellemző szervezetlenségnek?
– A szervezetlenségnek három fő oka van. Az egyik az, hogy nagyon sok helyen nem megfelelőek a munkaköri leírások. Nem elég négy mondatban leírni, hogy mik a munkavállaló feladatai. Aki ez alapján jó munkát tud végezni, az előtt megemelem a kalapom. Az én munkaköri leírásom egy 28 pontos sémából áll, 28 kérdésre kell részletes választ adni, jellemzően 10 oldal kiterjedésű. Nagy előnye, hogy ha új embert kell felvenni, akkor a leírást felhasználva a betanulás néhány hét alatt lezajlik, és illető gyorsan hasznos munkát tud végezni.
A másik ok a folyamatok szabályozatlansága. A munkafolyamatokat meg kell szervezni, az egyes lépésekről részletes leírást kell készíteni. Egy megfelelő folyamatábra nagyban hozzájárulhat a hatékony munkához és a forgalom növeléséhez.
A harmadik ok a szervezeti felépítés tisztázatlansága, rendezetlensége, ami a túlterheltséghez, frusztrációhoz, és nagy fluktuációhoz vezethet.
– Júniusban a kkv ügyvezetésében szükségszerű szervezettségi minimumról tartott nagy sikerű előadást a BVK SMART Pontjában. Következő előadása a tervek szerint a cégek növekedésből fakadó szervezetfejlesztési szükségletekről fog szólni. Kiknek érdemes eljönni a workshopra?
– Tulajdonképpen már a vállalkozás indítását fontolgatóknak is érdemes eljönni. Amikor egy vállalkozás új fázisba lép, elsősorban meg kell vizsgálni, hogy milyen termékeket és szolgáltatásokat kínálnak, milyen a kereslet, kik a potenciális vevők, és melyek az értékesítési csatornák. Ezen felül még áttekintendő területek: a pénzügy, a piac- és kockázatelemzés, az értékesítés, a létszámok, a bérek, a termelékenység, a termelő eszközök, a számítógépek, a szoftverek, a telekommunikáció, a gépjárművek, az irodák, a raktárak, a gyárak, a bútorok, a belső kommunikáció, a kontrolling, a termelésszervezés – szóval minden. Amikor egy mikrovállalkozásból kisvállalkozás lesz, vagy a kisvállalkozásból közép, hasonló dolgokat kell áttekinteni, mint az üzleti terv elkészítésénél.