Üzleti terv készítése, részei, felépítése és tudnivalói
Az üzleti terv kétségtelenül a vállalkozások egyik legfontosabb dokumentuma. Sajnos a legtöbb cégvezető mégsem így kezeli, pedig egy logikus, részletes üzleti terv elkészítése és kidolgozása már önmagában is nagyságrendekkel tisztább gondolkodást és stratégiai tervezést képes eredményezni.
Ezen a dokumentumon keresztül ugyanis átláthatjuk cégünk teljes működését, előnyeit, gyengeségeit, lemaradását a konkurenciához képest.
Segítségével ráláthatunk:
- A cash-flow-ra, azaz a pénzáramlásra
- Az optimális heti, havi, éves növekedés mértékére
- Vagy akár a potenciális lehetőségekre és veszélyekre is
Ehhez azonban előbb azt kell megvizsgálnunk, hogy miként is néz ki egy jól megkomponált üzleti terv, milyen lépésekből áll az elkészítése, milyen részei vannak, és legfőképpen: miként tud segíteni a legfontosabb cél elérésében, a profitszerzésben.
Mindegy, hogy egy budapesti kkv-ról vagy egy multinacionális cégről, új piaci szereplőről vagy egy nagy múltú vállalatról, egyetlen alapítóról vagy akár egy több száz fős vállalkozásról van szó, üzleti tervre bizony szükség van!
Az üzleti terv készítése, és annak előnyei
Miért olyan fontos az üzleti terv?
- Az üzleti terv készítése elősegíti a tiszta, kritikus gondolkodást
- Rávilágít az összefüggésekre, a logikai buktatókra és a konkrét számokra
- Könnyen hozzáférhetővé teszi a legfontosabb adatokat mindenki számára
- Egy lapra hozza és összehangolja a cégen belüli kommunikációt, közös alapot nyújt
- A külső partnereknek is információt szolgáltat, mindezt egyszerű, letisztult formában
- Szembesít a tényekkel — a matematikával nagyon nehéz szembeszállni
- Megmutatja a vélt- vagy valós kockázatot, a piaci dinamika alakulását, a konkurenseket
- Kijelöli a mérföldköveket és a jelenlegi, illetve a jövőben elérni kívánt célokat
- Később — újra és újra átolvasva — visszaigazolást nyújt, hogy jó irányba halad-e a cég
- A különböző pályázatok igénybevételéhez, a tőkebevonáshoz elengedhetetlen
Ahogy az látható, rengeteg olyan előnye van, ami egy vállalkozást nem csak elméletben, hanem a gyakorlatban, a valóságban is előrébb mozdítja. Ehhez azonban fontos, hogy a cégvezetők, az alkalmazottak és a külső partnerek meg is valósítsák az üzleti tervben foglaltakat, máskülönben nem tudják majd, hogy helyes-e az irány, amerre tartanak — nem lesz hivatkozási alap, ami visszacsatolást nyújt. Pedig a tervnek pont az a lényege, hogy a segítségével referencia értékeket kapunk arra vonatkozóan, hogy hol kellene tartanunk, milyen kiigazításokat kell eszközölnünk a helyes irány megtartásához, mekkora mértékben kellene növekednünk vagy adott esetben szükséges-e “pivotolnunk”, azaz irányt váltanunk.
Természetesen az üzleti terv nem fog mindenre választ adni, hiszen nem képes megjósolni a jövőt. Arra azonban tökéletesen alkalmas, hogy a múlt alapján kiértékelhessük a jelent, ezáltal valós — és ami még fontosabb —, megvalósítható célokat tűzhessünk ki cégünk számára.
Az üzleti dokumentum célja és célközönsége
Az üzleti terv részeit a szerint szokták kategorizálni, hogy milyen részfolyamatokat mutat be, kinek és mi célból készül?
Ha erre megkapjuk a választ, az már magával fogja vonzani azt is, hogy milyen terjedelemben, struktúrában és zsargonnal érdemes lejegyzetelni cégünk működési tervét.
Az üzleti tervet leggyakrabban tőkebevonás céljával készítik el — pályázatok igényléséhez, külső partnerek és tanácsadók csatlakozásához, kockázatitőke-befektetéshez.
Ebben az esetben úgy érdemes megírni, hogy a kívülállók is teljesen megértsék és átlássak a belső folyamatokat, a célokat és az adatokat.
A második kategóriát a belső használat képezi — alkalmazottak, üzleti partnerek, társalapítók.
Ekkor a legfontosabb szempont nem más, mint a közös nyelv kiépítése, az egységes irányvonal meghatározása. Ebben az esetben arra kell törekedni, hogy a célok, az akadályok és a lehetőségek mindenki számára kirajzolódjanak, mindenki ugyanúgy lássa őket.
Az üzleti terv harmadik célközönsége meglepő módon maga a cégvezető, aki ebben az esetben saját magának ír. Ez elsőre furcsának tűnhet, hiszen az ő fejében minden ott van — legalábbis ezt hisszük. Valójában aki írt már üzleti tervet, pontosan tudja, hogy össze sem hasonlítható az írás előtti gondolkodás a terv elkészülte utáni állapottal. Ez azért van, mert maga az írás, mint tevékenység rákényszerít arra, hogy minden gondolatunkat hangosan fogalmazzuk meg, ami egyből rávilágít a logikai buktatókra. Ha leírjuk a gondolatainkat, ötleteinket és stratégiánkat, akkor nincs hova bújni a gondolataink elől, hiszen az írást nem lehet olyan könnyen és gyorsan változtatni, hajlítani és racionalizálni, mint a gondolkodást.
Jeff Bezos, az Amazon vezérigazgatója például híres arról, hogy a meetingek előtt egy 6 oldalas összefoglalót irat mindenkivel arról, hogy mit is fognak átbeszélni, mert úgy tartja, hogy 6 oldalnyi írás után lehetetlen, hogy az ember ne gondolkodjon tisztán az adott témáról.
Miután meghatároztuk, hogy kinek és mi célból írjuk az üzleti tervet, már csak a konkrét struktúra, az üzleti terv részeinek meghatározására és kifejtésére van szükségünk.
Üzleti terv részei
Az üzleti tervet általában 6-8 nagy részre szokták bontani attól függően, hogy kinek is írja a cégvezető.
Egy általános üzleti terv felépítése az alábbi részekből áll össze:
- Vezetői összefoglaló
- Vállalkozás bemutató
- Iparági helyzet
- Működési terv
- Marketing terv
- Pénzügyi terv
- Szervezeti struktúra
- Mellékletek
Az első és a második rész (vezetői összefoglaló és vállalkozás bemutató) opcionális, ami azt jelenti a gyakorlatban, hogy csak akkor van rájuk szükség, ha hivatalos dokumentumot készítünk, amit majd másoknak is megmutatunk — tehát nem magunknak írjuk. Amennyiben ez a helyzet, és a dokumentumot másnak, akár hivatalos szervnek is meg fogjuk mutatni, abban az esetben ez a két rész lesz talán az egész dokumentumban a legfontosabb, hiszen gyakran ezek lesznek az egyetlen részek, amelyeket valóban el is fognak olvasni. Minden másra csak akkor kerül sor, ha a vezetői összefoglalóban és a vállalkozás bemutatóban meggyőzőnek találják az adatokat, a működési logikát és a víziót. Emiatt érdemes minél rövidebben, lényegretörőbben fogalmazni, csak és kizárólag a valóban fontos dolgokat kiemelve.
A harmadik nagy részben (iparági helyzet) egy piackutatást és az ahhoz tartozó elemzést kell készítenünk, amiben megmutatjuk, hogy mekkora a kereslet az adott réspiacon, hogyan változott mindez az idő előrehaladtával, illetve mik a jóslataink a következő évekre. Emellett nem csak a kereslet, hanem a kínálat is rendkívül fontos: kik a legfőbb piaci szereplők (konkurensek), milyen terméket vagy szolgáltatást nyújtanak, hol és hogyan lehet őket megelőzni? Ez a rész lesz gyakorlatilag az alap, amire a soron következő fejezeteket fel tudjuk majd építeni.
A negyedik rész (működési terv) az elméletről a gyakorlatra helyezi át a hangsúlyt — lefekteti, hogy miként használnánk ki az előző lépésben kifejtett iparági helyzetet. Ekkor a külső körülmények helyett már a saját cégünk működéséről, felépítéséről és folyamatairól kell beszélnünk, amivel mindenkinél jobban (kínálat) tudjuk majd kiszolgálni a piacot (kereslet).
Az ötödik és hatodik rész (marketing- és pénzügyi terv) rendkívül fontos, hiszen itt fog kirajzolódni, hogy amit a működési tervnél kialakítottunk, az a valóságban is működőképes lesz-e. Azt, hogy a termékre van-e kereslet, a harmadik rész mutatja meg. Arra a kérdésre, hogy a terméket le tudjuk-e gyártani, a negyedik részben kapjuk meg a választ. Végül pedig az ötödik és hatodik rész lesz az, ami megmutatja, hogy mindeközben a vállalkozások legfőbb célját, a profittermelést is el tudjuk-e érni. Ha ezekből a részekből azt kapjuk válaszul, hogy igen, akkor továbbmehetünk a részletekre — a hetedik és nyolcadik részre. Ha viszont a válasz nemleges, akkor vissza kell ülnünk a tervezőasztalhoz, és kezdhetjük az egészet elölről.
Ez az üzleti terv legnagyobb előnye: nem kell milliókat és éveket beleölnünk egy projektbe, amiről később kiderül, hogy életképtelen ötletre épült és már eleve halva született.
A pénzügyek és a marketing kiszámolása után a szervezeti struktúra kialakítása lesz az üzleti terv célja, vagyis annak meghatározása, hogy vajon kikkel és milyen formában tudjuk majd megvalósítani az elképzeléseket. Ebben a lépésben gyakorlatilag azt kell megterveznünk, hogy lesz-e szükség alkalmazottakra, keressünk-e társalapítókat, valamint milyen partnerekre, befektetőkre és tanácsadókra lesz szükségünk a profittermeléshez.
Végül, de nem utolsó sorban egy mellékletek részt is el kell különítenünk, amely lényegében azt a célt szolgálja, hogy minden olyan adatot, információt és dokumentumot hozzácsatoljunk az üzleti tervhez, ami segítheti a megértést, megmutatja a piaci dinamikát vagy egyszerűen csak bizonyítja a dokumentumban lefektetett állításokat és adatokat.
Ezzel az utolsó lépéssel elkészül az üzleti terv, aminek a befejezése már önmagában is jó jel: azt mutatja, hogy le tudtuk fektetni az üzleti stratégiánkat úgy, hogy közben részletesen át is gondoltuk és nem találtunk benne semmi olyan tényezőt, ami megakadályozhatná a megvalósítást.
Segítség az üzleti tervhez
Bár a tervet mindenkinek magának kell elkészítenie, elsőre sajnos könnyen túlterheltté válhat az, aki még sosem dolgozott hasonlón.
Ebben az esetben érdemes lehet tapasztaltabbak segítségét kérni, akik már előrébb vannak a folyamatban, vagy esetleg képesek a célközönség fejével gondolkodni, hiszen így pontosan meg tudják határozni, hogy milyen adatokat kell mindenképpen szemléltetni, és mi az, amit felesleges.
Az üzleti terv készítésében érintett budapesti vállalkozóknak személyes konzultáció biztosításával segítséget nyújt a Budapesti Vállalkozásfejlesztési Közalapítvány. Jelentkezni az info@bvk.hu címen lehet.
Emellett az interneten rengeteg üzleti terv minta érhető el, érdemes lehet ezeket, illetve az üzleti tervhez hasonló elemzési módszereket is átnézni — például a SWOT-elemzést, a Porter 5 erő modellt és a PEST-elemzést.