A vállalkozások legfőbb értéke manapság már nem az alkalmazott technológia vagy a kézzel fogható javak összessége, hanem munkatársaik szakértelme, lelkesedése és szorgalma. Különösen igaz ez a kis- és mikrovállalkozásokra: amikor a vállalkozó az első és egyetlen munkatársát keresi, a rossz választás katasztrofális következményekkel járhat, míg a megfelelő ember megtalálása a siker legbiztosabb módja.

ID-10040852

A KKV-k változatos foglalkoztatási formákat alkalmazhatnak (munkaviszony, alvállalkozó bevonása, megbízási szerződés, diák munkavállaló). Az ebben az írásban foglaltak a formától függetlenül alkalmazhatóak, így a szövegben alkalmazott „munkatárs” megnevezés helyére mindenki szabadon beillesztheti a saját vállalkozására érvényes kifejezést.

Miért veszünk fel munkatársat?

Ha a fenti kérdésre a saját vállalkozásunk helyzetét alapul véve nem tudunk egzakt választ adni, kár a továbbiakon gondolkoznunk. Munkatársunk ugyanis nem csak a legfontosabb, de a legdrágább erőforrásunk is. Azon kívül, hogy folyamatosan anyagi kompenzációval tartozunk felé, képeznünk és motiválnunk kell, eszközökkel kell ellátnunk, sőt évente egy-másfél hónapig akkor is fizetjük, amikor nem dolgozik (szabadság). Éppen ezért valóban csak akkor fogjunk bele a felvételbe, ha alaposan megterveztük, mekkora lesz a hozzáadott érték, és mekkora a várható ráfordítás mértéke.

Általánosságban az alábbi négy dolgot várhatjuk el leendő munkatársunktól:

  • Spóroljon időt.

  • Spóroljon pénzt.

  • Termeljen pénzt.

  • Emelje a vállalkozás presztízsét.

A munkakör meghatározása

Azért veszünk fel új munkatársat, hogy valamilyen előre meghatározott munkát számunkra elvégezzen. Ezért a tervezés legfontosabb lépése, hogy meghatározzuk a munkakört. A munkakörnek konkrét feladatokból és felelősségi területekből kell állnia, illetve mérhető sikertényezőkből. Nem szabad abba a hibába esnünk, hogy túl sok heterogén feladatot zsúfolunk bele egyetlen munkakörbe, mert ez megnehezíti a megfelelő ember megtalálását, aki majd nagy eséllyel nem tud megfelelni az összes elvárásunknak.

Álljon itt egy példa annak demonstrálására, hogy hogyan ne készítsünk munkaköri leírást. Tegyük fel, hogy rendkívül magas színvonalon készítünk kovácsoltvas elemeket, de nincs elég időnk az adminisztrációs feladatok ellátására, illetve nincs elég vevőnk, ezért fel kellene futtatni az értékesítést. Logikusnak tűnik, hogy alkalmazunk valakit, aki ezt a két feladatot fogja ellátni, „értékesítő és adminisztrációs munkatárs” megnevezéssel. Meglepődve fogjuk tapasztalni a kiválasztás során, hogy a jelölt vagy adminisztrátori készségekkel rendelkezik (pontos, precíz, ügyel a részletekre), vagy értékesítő típus (kiválóan kommunikál, észreveszi a kínálkozó lehetőségeket, nyitott a világra). Nem kell pszichológusnak lenni ahhoz, hogy ehhez hasonló nehézségeknek elejét vegyük – hallgassunk a józan eszünkre, és nem érhet minket nagy baj.

A munkakör tervezésénél a feladatokon túl azt is meg kell határoznunk, hogy milyen készségek és ismeretek, azaz kompetenciák szükségesek a munka elvégzéséhez. Az előző példáknál maradva: ha adminisztrátort keresünk, szükségtelen a sablonos „kiváló kommunikációs készség” feltételt elhelyeznünk a leírásban. Magam is találkoztam már számtalan olyan esettel, amikor a meghirdetett munkaköri leírás tartalmazta a „tárgyalási szintű angol nyelvtudás” feltételt, annak ellenére, hogy erre valójában semmi szükség sem volt. Egy ilyen hibának két negatív következménye is lehet: egyrészt az angolul tudó jelentkező magasabb bért kér, ráadásul, amikor rájön, hogy itt nem tudja a nyelvtudását kihasználni, gyorsan odébbáll.

Meg kell tudnunk határozni azt is, hogy szükség van-e tapasztalatra, és ha igen, milyenre. Gyakori, hogy egy pályakezdő (vagy éppenséggel még diák) is el tud végezni bizonyos munkafolyamatokat, ráadásul motiváltabb, mert még érzi a kihívást. Aki már csukott szemmel is képes elvégezni a feladatát, gyorsan ki tud égni.

Hol keressük az új munkatársat?

A toborzás formái, technikái az internet megjelenése óta jelentős változáson mentek át, és ez a következő években, évtizedekben is hasonló tendenciát fog mutatni. A technikai változásokat leginkább az erre szakosodott cégek tudják követni, azonban ez nekik a nagyon speciális tudást igénylő pozíciók betöltéséhez kell. Amennyiben mi nem gömbhal-specialista tengerbiológust keresünk, hanem valamilyen gyakoribb munkakörbe (könyvelő, értékesítő, asztalos) munkatársat, tökéletesen megfelelnek céljainknak a hagyományosabb módszerek is. Ha ismerjük a lehetőségeinket, még pénzt is megtakaríthatunk.

ID-100199579Kapcsolatrendszerek

Kis és nagy cégek egyaránt építenek meglévő munkatársaik személyes kapcsolatrendszerére a toborzás során. Még Nyugat-Európában is – ami fejlett munkaerő-piacnak tekinthető – az állások több mint fele ismeretségek útján kel el (a becslések Magyarországon 65-70% közé teszik ezt az arányt), ennek alapján állíthatjuk, hogy ez a legfontosabb csatorna. A leggyakoribb forrásaink a korábbi munkatársak, partnerek, szakmai ismeretségek vagy iskolai kapcsolatok lehetnek. Kisvállalkozások esetén viszonylag gyakori a rokonok alkalmazása, de ilyenkor nehézséget jelenthet a munkakapcsolat és a családi szál különválasztása. Nagy előnye az ajánlások, ismeretségek alapján történő toborzásnak, hogy mivel ismerjük (vagy valaki a kapcsolati hálónkból ismeri) a jelöltet, egyből referencia is rendelkezésünkre áll. Ahhoz, hogy biztosra menjünk, természetesen az így toborzott munkatársnak is végig kell mennie a teljes kiválasztási folyamaton, mert attól még, hogy ismerjük, nem biztos, hogy ő a legalkalmasabb a pozíció betöltésére.

Álláshirdetések

Amennyiben új munkatársat szeretnénk, ritkán kerülhetjük el az állás meghirdetését, és tulajdonképpen nem is szerencsés elkerülnünk, hiszen akkor kevesebb jó jelöltből válogathatunk. A hirdetésnél figyelembe kell vennünk, hogy milyen típusú munkára szeretnénk toborozni.

Szellemi pozíciók esetében kizárólag online módszerben érdemes gondolkodni, ami a legtöbb jelölt bevonzása érdekében valamilyen erre szakosodott weboldalt jelent (profession.hu, monster.hu, cvonline.hu, jobline.hu). Ezeknek azonban jelentős a költségvonzata (a hirdetések árai megtalálhatóak az oldalakon). Léteznek pénztárca-kímélő megoldások is, amelyek bizonyos esetekben hasonló hatékonysággal működhetnek. Itt elsősorban a közösség média alkalmazására kell gondolni. A két leggyakoribb felület a LinkedIn és a Facebook, ezek hatékony használata azonban jártasságot igényel, és sokszor már az online marketing tárgykörébe tartozik.

Fizikai munkatársak keresésénél az offline hirdetés alkalmazása napjainkban is releváns, különösen az ingyenes, nagy példányszámú újságokban. Összességében elmondható, hogy mielőtt pénzt költünk hirdetésre, érdemes alaposan utánanéznünk, hogy az általunk megcélzott szegmensben hol találjuk meg az optimális felületet.

Toborzás

Bár a munkaerő-közvetítő, közismertebb néven fejvadász cégek által végrehajtott toborzás messze a legdrágább, nem szabad teljesen elvetnünk ennek lehetőségét. Nagy előnyük, hogy olyan jelölteket is be tudnak nekünk mutatni, akik nem aktív álláskeresők, ezért hirdetés útján nem kerülnénk kapcsolatba velük. Általában sikerdíjas a szolgáltatásuk, ezért ha nem az ő jelöltjüket vesszük fel, nem keletkezik fizetnivalónk. Még a multinacionális hátterű közvetítők is gyakran rendelkeznek KKV-k számára kialakított csomaggal, amitől a szolgáltatás megfizethetővé válik.

Munkaerő-kölcsönzés

Előfordulhat olyan helyzet is, amikor csak rövidebb időre kell munkatársat felvennünk, vagy nem látjuk még előre, hogy hosszú távon is szükségünk lesz-e rá. Ilyenkor az úgynevezett munkaerő-kölcsönzés jelenthet megoldást. Ebben az esetben szolgáltatási díjat fizetünk a kölcsönbeadónak, amely díj fedezi a bért, a közterheket és a kölcsönző cég hasznát, és tartalmazza a toborzás költségét is. Előnye, hogy a jogviszony bármikor megszakítható, ezért nem kell felmondási idővel számolnunk, valamint az állandó munkatárs adminisztrációja sem minket terhel. Ha mégis úgy döntünk, hogy szeretnénk a kölcsönzött dolgozót saját állományba venni, általában egy mérsékelt, és időarányosan csökkenő díj fejében megtehetjük. Mielőtt azonban ezt a foglalkoztatási formát választjuk, végezzünk alapos számítást, és alaposan tanulmányozzuk át a szolgáltatóval kötött szerződést, nehogy számunkra előnytelen megállapodást kössünk.

A kiválasztás

A kiválasztás célja, hogy eldöntsük, ki a legmegfelelőbb a pozíció betöltésére a jelöltjeink közül. Három szempontot érdemes ilyenkor mérlegelni:

  • személyes készségek (soft skills)

  • szakmai ismeretek, tudás (hard skills)

  • motiváció

Mivel tökéletes jelölt nem létezik, valahol majd biztosan kompromisszumokat kell kötnünk. Ha a tervezés során alaposak voltunk, könnyebben elkerülhetjük a rossz döntéseket. A kiválasztásban gyakorlatlan vezetők gyakori hibája, hogy készségek meglétét vagy hiányát feltételezik („mivel multi cégnél dolgozott, biztosan tud angolul”); a hangsúly tehát a feltételezés negatív következményein van, ezek rendkívüli meglepetéseket tudnak okozni a későbbi közös munka során.

Szakmai tudás

A szakmai ismeretek mérésével van a legkönnyebb dolgunk. Ha mi magunk is szakértők vagyunk a területen, általában elég szakmai kérdéseket feltennünk az állásinterjún. Ha a saját tudásunkban esetleg bizonytalanok vagyunk, használhatunk teszteket, vagy megkérhetünk egy megbízható szakértőt, hogy interjúzza le ő is a jelöltet.

Személyes készségek

A személyes készségek felmérése már sokkal nehezebb, de közel sem lehetetlen. Itt is fontos, hogy a feltételezéseket elkerüljük, és csak olyan készségről higgyük el, hogy jelöltünkben valóban megvan, amelynek meglétét már korábban a gyakorlatban is bizonyította. Ettől válik a készség kompetenciává, így a sikeres kiválasztáshoz úgynevezett kompetencia-alapú interjút kell lefolytatnunk. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy jelöltünknek egy-egy olyan valós, múltbeli helyzetet kell bemutatnia számunkra, amelyben az adott kompetenciát használta, és azzal egy jól definiálható eredményt ért el. A kérdezéstechnika ilyenkor nagyon fontos. A jó kérdés megfogalmazásához segítségül hívhatjuk a „STAR” kérdezéstechnikát (situation, task, action, result): helyzet, feladat, cselekvés, eredmény.

Nézzük meg egy konkrét példán keresztül, hogy ez hogyan működik a gyakorlatban. Értékesítő munkatársat szeretnénk felvenni, akinél kulcsfontosságú kompetencia a meggyőzőkészség. Akkor hisszük el, hogy a jelölt képes meggyőzni másokat, ha tud mondani egy konkrét példát a múltjából, amikor ezt használnia kellett. Akár több kérdést is feltehetünk neki, hogy kiderítsük a részleteket:

  • Mi volt a pontos helyzet?

  • Miről és kiket kellett meggyőznie?

  • Mit tett azért, hogy az adott szituációban meggyőző tudjon lenni?

  • Milyen eredménnyel zárult a helyzet?

Ha mindent megtudtunk a jelöltünktől, már csak értékelnünk kell a válaszokat. A jelöltet akkor érdemes alkalmaznunk, ha úgy látjuk, korábbi tapasztalata átültethető a cégünknél betöltendő munkakörbe.

Motiváció

A motiváció helyes felmérése azért lényeges, mert hiába a tudás, ha azt a munkatárs nem akarja használni, vagy nem a kellő lelkesedéssel használja a cég szolgálatában. A kiválasztás során meg kell tudnunk, hogy miért szeretne nálunk dolgozni a jelölt. Tényleg tetszik neki a munka, vagy csak pénzre van szüksége? Tényleg egy KKV-nál akar dolgozni, vagy csak nem vették fel multikhoz?

Gyakran a motivációról az árul el a legtöbbet, hogy miért váltott a jelölt korábban munkahelyet (ezt érdemes leellenőrizni, ha van rá lehetőségünk). Ha ez korábban olyan okból történt, ami vállalkozásunknál is fennáll, minket is gyorsan faképnél hagyhat. A STAR kérdezéstechnikát a motiváció kiderítésére is használhatjuk. Meséltessünk el a jelölttel egy konkrét esetet, amikor elveszítette a lelkesedését, vagy ellenkezőleg, amikor kettőzött lendülettel tudott dolgozni. Nagyon fontos számunkra az is, hogy ilyen szituációkban hogyan viselkedik, valamint, hogy milyen eredménye van egy ilyen helyzetnek a munkatárs saját lelkiállapotára. Ha az új munkatársunkat betanítjuk, pénzt és energiát fektetünk bele, majd odébbáll akkor, amikor éppen csak elkezdene termelni, az jelentős veszteséget okoz számunkra. Ugyanakkor, ha olyan munkatársat tudunk felvenni, aki valóban minket, és az általunk kínált munkát szeretné, cégünk egy lelkes, a feladat által motivált munkatárshoz jutott.

Kovács Péter, hr szakértő, közgazdász, Recruitment Team Leader, Alexander Mann Solutions, i.e. SMART tréner