Ma már jóformán nincsen olyan vállalkozás, amely nélkülözhetné az informatikai eszközök használatát. Eszközeinket használjuk ügyfeleinkkel és partnereinkkel történő kapcsolattartásra, rendelések leadására, nyilvántartásra, vagy számlázásra. Induló vállalkozóként megfelelő tervezéssel a menedzsment és az adminisztráció területén nagyobb hatékonyságot és alacsonyabb költségeket realizálhatunk.
Mire van szükségem?
Amikor megtervezzük vállalkozásunk informatikai hátterét nagyon alaposan gondoljuk át, hogy pontosan mire van szükségünk rövid- és középtávon. Először mindig funkciókban és mennyiségekben gondolkozzunk, a szükséges eszközöket, hardvereket később ezekből vezessük le. Mivel az eszközökkel felhasználók dolgoznak, a legegyszerűbb egy szervezeti ábrát rajzolni munkatársaink szerepeltetésével és mellettük felsorolni azokat a feladatokat, amelyekhez szükségük van akár csak egy e-mail címre is. Miért visz előre ez a fajta tervezés és mit nyerhetünk vele? Elsősorban időt és pénzt. Számos program esetében több licenc beszerzése szükséges és egyáltalán nem mindegy például, hogy feleslegesen eggyel vagy kettővel több iktatóprogram hozzáférést vásároltunk-e, esetleg ugyanennyivel kevesebbet, ami miatt újból kihívhatjuk a rendszergazdát és további kiszállási díjat és mérnökórákat fizethetünk. A mennyiségi licencekre is érdemes figyelnünk – bizonyos termékek esetében komoly kedvezményekben részesülhetünk adott darabszám megvásárlása után.
Csak tisztán!
Ne kalózkodjunk! A tiszta szoftver a jó szoftver. Könnyű hozzájutni a feltört operációs rendszerekhez, irodai programcsomagokhoz, professzionális alkalmazásokhoz és a szankciók betartatása sem annyira fenyegető hazánkban, mint például Németországban. De valóban ingyen vannak a torrent oldalakról származó programok? A helyes válasz természetesen nem. A felhasználó legtöbbször nem is gondolná, hogyan fizeti meg például a feltört operációs rendszer rendelkezésére bocsátásának díját. A kalóz programok jelentős része vírusokkal fertőzött és a legkülönbözőbb módokon használnak fel bennünket, számítógépünket és internet hozzáférésünket üzleti céljaik elérésére. Egy, még a kevésbé súlyosabbak közé sorolt példa a postafiókunk spam robottá változtatása, ezáltal az összegyűjtött címtárunk tudtunk nélkül bombázása Viagra reklámokkal vagy más ajánlatokról szóló kéretlen levekkel.
Hallottunk róla, de talán mi is gyakran csináltuk – a Microsoft operációs rendszerek állandó újratelepítése, a formázás. A DOS-os korszakból fennmaradt „format c:” nem véletlenül vált szállóigévé. Aki jogtiszta operációs rendszert használ, annak nem kell gyakori újratelepítési kényszertől félnie és a lefagyásokkal, a rendszer stabilitásával is hasonló a helyzet, továbbá a biztonsági réseket befoltozó frissítések is bátran telepíthetőek lesznek. Egyszóval a hamis szoftver drága, veszélyes és egy esetleges ellenőrzés esetén még nagyobbak lehetnek „spórolásunk” költségei.
Manapság rengeteg szabad szoftver (Open Source) található a piacon, amelyek előnye, hogy semmiféle engedélyhez, vagy licenchez nem köti a felhasználást. Ezek a nyílt forráskódú szoftverek szabadon másolhatók, terjeszthetők, használhatók. Ilyen például a LibreOffice irodai programcsomag, vagy akár a Mozilla Firefox böngésző.
Ablakok, vagy pingvinek?
Egy tipikus hazai vállalkozás számítógépein Microsoft Windows operációs rendszer fut, gyakran XP, 2014 áprilisi támogatásának megszűnése ellenére is. Telepítése már senkinek nem ajánlott! A közép- és nagyvállalati szférában ugyan nagyobb arányú a Linux operációs rendszerek 10-15%-ra tehető használata, a mikro-, és kisvállalkozások lemaradása jelentős.
A Linux operációs rendszerekről a legtöbben úgy gondolják, hogy teljes mértékben ingyenesek, de ez csak részben igaz. Támogatásuk is részben, illetve a hozzáértő rendszergazda is pénzbe kerül, így az árelőny jóval kisebb lehet, ráadásul számos elterjedt magyar nyelvű ügyviteli és speciális szoftver van, amely csak Microsoft operációs rendszeren futtatható. Ha nincsen szükségünk ilyenekre, vagy megtaláljuk valamelyik Linux disztribúcióra írt alternatívájukat, mérlegeljük a „pingvines” operációs rendszer választását, ugyanis a biztonság, a stabilitás, a testre szabhatóság, a számtalan ingyenesen letölthető program, az alacsonyabb hardverkövetelmény mind-mind mellette szólnak.
A Windows leginkább a könnyen kezelhetősége és a támogatottsága miatt népszerű a felhasználók körében.
A szerverek operációs rendszerei esetében is a Microsofté a piacvezető szerep, körülbelül 75%-os részesedéssel.
Venni, vagy bérelni?
Bérelni! A szoftverek és sok esetben az eszközök megvásárlása is az induló vállalkozóknak komoly terhet jelent, amely olyan, részletekben nem fizethető költségektől vonja el forrásait, amelyek terméke vagy szolgáltatása piaci bevezetéséhez és sikerre viteléhez elengedhetetlenek. A bérlésnek természetesen akkor van leginkább relevanciája, ha drága hardverekre és szoftverekre és Windows alapú alkalmazásokra van szükségünk. A Microsoft legújabb licencelési konstrukciója lehetővé teszi, hogy az ügyfelek a szoftvereket havi bérleti díjért vegyék igénybe. A Service Provider License Agreement, röviden SPLA szoftverbérlési konstrukció sok előnnyel jár mind technológia, mind költségek tekintetében. Lehetőség van a legfrissebb szoftverek használatára, valamint éppen annyi licenc előfizetésére, amennyit az adott hónapban használni kívánunk, ugyanis ez utóbbit hónapról-hónapra változtathatjuk.
Alternatív megoldás
A hardver és szoftverbérlés alternatívája lehet, ha a fent már említett Linux operációs rendszert párosítjuk használt hardverrel. Számos vállalkozás ÁFÁ-s számlával és több hónapos garanciával kínál jó állapotú és korszerű használt eszközöket, amelyeket bátran megvásárolhatunk, hiszen jellemzően hibamentesen működnek, de a nagyvállalati protokollok miatt idejekorán leselejtezésre kerülnek.
Irodai programok
A legelterjedtebb alkalmazások a hazai vállalkozások számítógépein. A Microsoft Office csomag részesedése 90% körüli, de egyre több cég alkalmazza, telepíti párhuzamosan, vagy akár egyedüliként az Windows operációs rendszerhez is elérhető ingyenes alternatív irodai megoldást nyújtó nyílt forráskódú OpenOffice-t (másnéven LibreOffice-t).
A Google Alkalmazások nevű internetes szolgáltatáscsomag is egyre népszerűbb. A Gmail levelezőrendszer mellett magában foglalja az online naptárat és a szövegszerkesztő programot is. Sokan nem tudják, de az ingyenes változat mellett már hosszabb ideje elérhető a fizetős verzió is, amelynél céges e-mail címről használhatjuk a szolgáltatást. A Google Apps elterjedtsége miatt a Microsoft kénytelen volt az Office új verzióját ingyenes online szolgáltatásként is elérhetővé tenni.
Üzleti szoftverek
Az üzleti szoftverek használata hazánkban leginkább a 10 főnél többet foglalkoztatóakra, tehát a kisvállalkozásokra jellemző. Közel háromnegyedük használ jellemzően a számlázási, könyvelési vagy a bérszámfejtési szoftvereket. A 10 fő alatti mikrovállalkozásoknál rosszabb az arány, csak a cégek kevesebb mint fele kezdett digitális menedzsmentbe és adminisztrációba.
Felhő alapú szolgáltatások
Sokan nem is gondolnánk, de a felhő alapú szolgáltatások igénybevételének választása éppolyan hosszú távú döntés, mint például az operációs rendszer kiválasztása.
Az ötlet valójában nem más, mint a szolgáltató távoli eszközein lévő adatok, alkalmazások elérése. Ezek lehetnek szoftver, platform vagy infrastruktúra szolgáltatások. A felhő alapú megoldások esetében a szolgáltatás bárhonnan könnyen elérhető, a felhasználónak nem kell a saját munkaállomásán tárolnia, futtatnia semmit.
Az induló cégeknél, valamint a kis- és középvállalkozások esetében hatékony megoldásnak bizonyul a felhő igénybevétele, emellett a felhőben tárolt adatok nagyobb biztonságban vannak, mint a vállalati szervereken. Fontos, hogy a megfelelő szolgáltatási típust válasszuk ki és meghatározzuk, hogy az informatikai környezet melyik részét telepítik a felhőbe. Azt is tartsuk szem előtt, hogy a felhő alapú szolgáltatások alkalmazásával nincsen szükség hardver vásárlásra, amely jelentősen csökkentheti induló költségeinket.
A legismertebb felhő-alapú szolgáltatás a Gmail, de a Google számos más megoldást is kínál, mint például a Google Drive, ahol fájlokat tárolhatunk, szinkronizálhatunk, oszthatunk meg kollégáinkkal. Érdekesség, hogy idén szeptemberben a Google bejelentette, hogy akár százezer dollárnak megfelelő felhő használatot biztosít ingyenesen, folyamatos terméktámogatással a startup-ok számára.
A Microsoft is régóta kínál felhő szolgáltatásokat Microsoft Azure néven, sőt BizSpark programja a kezdő vállalkozásoknak 3 évig ingyenes szoftver- és szolgáltatáshasználatot, műszaki támogatást és Azure felhőszolgáltatásokat biztosít.
Kányai János, mérnök-informatikus, Software Engineer, EPAM System Inc.